نشرة الإحاطة الجارية

الإحاطة الجارية : تسمية حديثة لأنشطة مألوفة من خدمات المعلومات بكل فئاتها ومستوياتها وهي الإلمام بالتطورات الحديثة في أي فرع من فروع المعرفة بالإضافة الى ذلك تعريف الباحث بالمعلومات الحديثة في مجال عمله فهي تتعلق بالمعلومات المنشورة حديثاً ثم أختيار المواد الملائمة لاحتياجات الباحثين ثم إرسال بيانات عنها بمختلف وسائل الاتصال . ويمكن تعريف خدمات الإحاطة الجارية بأنها : نظم واستعراض الوثائق المتاحة حديثاً واختيار المواد لاحتياجات الفرد والجماعة وتسجيلها حتى يمكن إرسال الوثائق للأفراد أو الجماعات محل الاهتمام وتنطوي هذه الخدمة على مجموعة من الأنشطة الجارية وتشمل :

1.استعراض أو فحص الوثائق

2.اختيار المواد بمقارنتها باحتياجات هؤلاء الذين تقدم لهم الخدمة

3.اخبار المستفيدين بالمواد ذات الأهمية بالنسبة لهم

البعد التاريخي للإحاطة الجارية

تعود بداية خدمات الإحاطة الجارية بشكل أو بأخر الى القرن الثامن عشر وأوائل القرن التاسع عشر حيث أنشأت أنذاك جمعيات علمية في موضوعات معينة مثل : الأثار , النباتات , الفلك , الجيولوجيا , الكيمياء . ونشرت هذه الجمعيات بدورها مطبوعات كانت توزع على الأعضاء المحليين من أجل مشاركتهم بالتطورات الحديثة في هذه المجالات المتخصصة والتعرف على ماهو جديد وبمرور الأعوام كثر عدد الجمعيات وتعددت نشراتها ومطبوعاتها ودورياتها لدرجة أنه أصبح من الصعب على العضو المتخصص أن يلم بكل ماينشر في مجال تخصصه وأدى ذلك الى ظهور مطبوعات جديدة تعرف المستخلصات هدفها إعلام القراء بما هو جديد من مطبوعات في مجالات تخصصاتهم وظهرت أيضاً الكشافات المجمعة التي تسهل البحث في مجلدات هذه الكشافات . وفي بداية القرن العشرين خاصة أثناء وبعد الحربين العالميتين تعددت المطبوعات العلمية وكثرت الاكتشافات الحديثة كما كثرت أيضاً المستخلصات والكشافات لدرجة أصبحت أعدادها في الخمسينات تفوق مقدرة المختصين على قراءتها وتتبع ماهو جديد في مجالات تخصصاتهم ونتج عن وجود الحاسبات الالكترونية في الستينات أن بدأت خدمات التكشيف والاستخلاص وإنتاج أنواع أخرى من الخدمات المعلوماتية ومن بينها خدمات الإحاطة الجارية وذلك وجدنا أن السبعينات شهدت زيادة فائقة في حجم استخدام الحاسبات خدمات الإحاطة الجارية على أكبر عدد ممكن من المستفيدين الذين أصبحوا يتقنون هذه الخدمات كجزء ضروري من علمهم اليومي . إن أساس الحاجة الى أي نوع خدمات الإحاطة الجارية هو تضخم كم ما ينشر من إنتاج فكري بشكل لم يعد من الممكن للباحث أن يحيط بكل ما يمكن أن يفيد منه من مطبوعات وأن يتبعه بأنتظام وبشكل مطرد .

أهمية خدمة الأحاطة الجارية

خدمة الإحاطة الجارية تهدف الى ملاحقة التطورات والاكتشافات والبحوث الحديثة في مجال التخصص تفيد بصفة عامة في تعريف المستفيد على التيارات الفكرية العلمية الحديثة حيث تفيد في التعرف على :

1.النظريات الجديدة

2.المشاكل الجديدة

3.الطرق العلمية الجديدة والمشاكل القديمة والحديثة

4.الظروف الجديدة التي لها تأثير على مايفعله مختصين أخرين وكيفية عملهم

أهداف خدمة الإحاطة الجارية

خدمة الإحاطة الجارية تهدف الى ملاحقة التطورات والبحوث والمعلومات الحديثة في أي فرع من فروع المعرفة وقد يكون هذا الأهتمام نتيجة لرغبة شخصية في التعرف على أحدث ما ينشر في موضوع معين من أجل الأطلاع عليه واستخدامه في البحث وتأخذ الأحاطة الجارية أشكالا مختلفة منها :

1. 1.التعرف على طرق علمية جديدة واستخدامها في حل المشكلات القائمة قديمة كانت أو حديثة
2. 2.التعرف على نظريات جديدة وأفكار حديثة لم تكن معروفة سابقاً
3. 3.التعرف على مشكلات جديدة ظهرت وتحتاج الى الدراسة ووضع الحلول المناسبة لها .
4. 4.التعرف على ظروف جديدة لها تأثير على مايفعله المختصون الأخرون في أماكن أخرى وعلى طريقة وكيفية قيامهم بأعمالهم ووظائفهم المتنوعة

خطوات أعداد خدمة الإحاطة الجارية

تجري عملية خدمة الإحاطة الجارية وفق الخطوات التالية :

1.انتقاء كل ما هو مناسب من الدوريات والتقارير العلمية وبراءات الأختراع وغيرها مما يتفق مع اهتمامات الباحثين المعنيين

2.إعداد سجل منظم يتضمن البيانات الكافية للتحقق من كل مادة علمية والتعرف على مكان وجودها

3.تجميع هذه السجلات وتنظيمها على شكل نشرة أو عدة نشرات للإحاطة الجارية وتوزيعها على الباحثين للإطلاع عليها وإتاحة الفرصة لكي يقرروا ما إذا كانوا يريدون أن يطلعوا على الأصل أم لا

متطلبات خدمة الإحاطة الجارية

الدعاية والإعلان

لاشك بأن من أهم متطلبات لخدمة الإحاطة الجارية هي الدعاية والإعلان عن هذا النظام أو في هذه الخدمة وذلك لاكتساب أكبر عدد من المستفيدين يجب أيضاً الإعلان عن كل خدمات الإحاطة الجارية في كافة منشورات المكتبة سواء كانت موجهة لمستفيدين قدامى أو جدد والنص في هذه المنشورات على اسم المسؤول عن هذه الخدمة وكيفية الاتصال به.

المستفيدين وعلاقاتهم بالمكتبة

تعتمد فعالية ونجاح الإحاطة الجارية على تكوين علاقة طيبة بين أمين المكتبة وبين عملائه سواء كانت المكتبة تستخدم الحاسب الألي أو عمليات يدوية في تحقيق أهدافها وانجاز أعمالها فأمين المكتبة يجب أن يحوز على ثقة عملائه كما يجب أن يمدهم بكل مايجد من معلومات في مجالات أعمالهم وهذه المجالات دائما في تغيير وتعديل هذه الخدمة يتوقف على انتشار الرضى عن خدمات المكتبة بين المستفيدين وفي هذه الحالة يقوم الأمين بالعمل الأتي :

1.سؤال المستفيد بأن يعد قائمة بميوله واهتماماته

2.مناقشة هذه الاهتمامات والاتفاق على نوعية المواد المطلوبة والاحظار عنها وهل ستكون مواد أولية أو ثانوية أو كلاهما ؟

3.يتم اختيار الكلمات المفتاحية الدالة لنقلها الى السجلات